Het succesverhaal van een lease- maatschappij

Stel, je bent een internationaal opererende leasemaatschappij met autonome vestigingen over de hele wereld. Je hebt verspreid over meer dan dertig landen zo’n 7.000 medewerkers in dienst die zonder uitzondering de interne gedragscode en lokale wet- en regelgeving dienen na te leven. Je hebt daarvoor een online training in het leven geroepen, maar hoe maak je in 21 talen helder duidelijk wat er van de medewerkers wordt verwacht?

Voor deze uitdaging stond de leasemaatschappij waar Concorde voor vertaalt. En het secuur vertalen van deze delicate materie was niet de enige uitdaging. Men streefde naar een uniforme werkwijze en naar een vertaalproces dat tijd, geld en energie zou besparen. Niet alleen voor trainingen die te maken hebben met gedragsregels en lokale wet- en regelgeving, maar voor alle trainingen. Dat is gelukt, samen met Concorde. 

De organisatie
Het leasebedrijf is een wereldwijde speler op het gebied van wagenparkbeheer en mobiliteit. E-learning wordt als een belangrijk instrument gezien om medewerkers te trainen, informatie te delen en ervoor te zorgen dat het beleid wereldwijd op de juiste manier wordt uitgevoerd.

Bijvoorbeeld als het gaat om compliancy: hoe dien je als medewerker om te gaan met de pricacy wet- en regelgeving? Of in het geval van anti bribery: wat als je geconfronteerd wordt met omkoping?

De situatie
Hoewel er e-learning programma’s waren ontwikkeld voor deze en andere onderwerpen, was het niet eenvoudig om deze geschikt te maken voor alle landen. Vanwege lokale verschillen in bijvoorbeeld wet- en regelgeving, maar ook vanwege het aantal talen waarin deze vertaald moesten worden: maar liefst 21. En omdat de trainingen decentraal werden vertaald, was het niet eenvoudig de learning programma’s gelijktijdig uit te rollen en liepen de vertaalkosten op.

De uitdaging
Doel was om de vertaling van de trainingsprogramma’s centraal, vanaf één voor vrijwel ieder land toegankelijk platform te regelen en daarmee:

  • de kosten terug te brengen en tijd besparen
  • de kwaliteit van de trainingen te verbeteren
  • de learning programma’s gelijktijdig te kunnen uitrollen

‘Omdat alle vestigingen gebruikmaken van hetzelfde systeem, kunnen de trainingen snel en gelijktijdig in alle landen worden uitgerold.’

De oplossing
Om deze doelstellingen te bereiken, is gekozen voor Concorde's vertaalmanagementsysteem (TMS). Een flexibel, krachtig platform waar de diverse landen op kunnen inloggen en dat een uniforme werkwijze mogelijk maakt. Die werkwijze steekt als volgt in elkaar.

Vanuit het hoofdkantoor wordt een training ontwikkeld. Vervolgens vertaalt Concorde deze naar het Brits-Engels. De leasemaatschappij heeft voor elke taal een reviewer aangesteld die deze versie op het platform kan bekijken en eventuele opmerkingen kan maken over de inhoud. Ondertussen krijgt Concorde de opdracht om de training te vertalen naar alle 21 talen. Daarna worden de reviewers uitgenodigd om op het platform de versie in hun eigen taal te reviewen. De Engelse versie dient daarbij als referentie. Nadat de vertalingen zijn gecorrigeerd, volgt een tweede reviewronde waarbij wordt gelet op onder andere interpunctie en layout. De vertalers en reviewers maken gebruik van de terminologielijsten en het vertaalgeheugen die in het systeem zijn opgeslagen. Hierin vinden zij alle begrippen terug die op alle landen van toepassing zijn. Concorde verzorgt het projectmanagement voor dit vertaalproces.         

Het resultaat
Dankzij deze aanpak is men erin geslaagd de volgende voordelen te behalen:

Betere leermodules
Door de centrale aanpak is er meer grip op de inhoud van de trainingen. En omdat de reviewers de Brits Engelse versie in een vroeg stadium kunnen inzien, kunnen ze beoordelen of een vertaling zal leiden tot de juiste interpretatie en onderling overleggen over bijvoorbeeld de juiste vraagstelling. Dit vergroot de kwaliteit van de trainingen en betrokkenheid van de reviewers. 

Een betere vertaalkwaliteit
Omdat Concorde steeds meer trainingen vertaalt, krijgen de vertalers steeds meer gevoel bij de specifieke wensen van de klant. En door het gebruik van tools (bijvoorbeeld het vertaalgeheugen) is consistentie gewaarborgd en worden tijd en kosten bespaard.     

Snellere, gelijktijdige uitrol van learning programma’s
Omdat alle vestigingen gebruikmaken van hetzelfde systeem kunnen de trainingen snel en gelijktijdig in alle landen worden uitgerold.

Centraal projectmanagement uitbesteed
Door het projectmanagement van het vertaalproces uit handen te geven, is een centrale coördinatie mogelijk met kostenbesparing als bijkomend voordeel.

Schaalvoordelen
De diverse landen kunnen bij landspecifieke vertalingen meeliften op de workflow. Zonder tussenkomst van het hoofdkantoor kunnen ze bij Concorde een offerte aanvragen en op dezelfde manier hun vertalingen regelen. Dat werkt drempelverlagend en bespaart tijd, geld en energie.

Benieuwd hoe Concorde uw succes kan vertalen?
Samen met Concorde is deze leasemaatschappij erin geslaagd haar vertaaldoelstellingen te realiseren. Wilt u meer weten over dit vertaalproject, of bent u benieuwd hoe wij u kunnen helpen uw e-learning materialen te vertalen?
Neem dan vrijblijvend contact op met Concorde via +31 (0)20 8202890