Tolken FAQ

Amstelveen, 14 april 2010

Zoals u ongetwijfeld weet, was de voorbereidingstijd voor de implementatie van de tolk- en vertaal diensten van het Ministerie van Justitie slechts een paar weken in plaats van de beoogde 3 maanden. Dit betekent dat we nog volop bezig zijn met het verbeteren van onze systemen en procedures. We begrijpen dat dit voor u lastig kan zijn, maar we proberen u goed op de hoogte te houden van de voortgang middels de informatie op deze website en via onze Nieuwsbrief. Indien u nog geen Nieuwsbrief ontvangt, kunt u zich bijgaand aanmelden via resources@concorde.nl onder vermelding van Nieuwsbrief.

Dankzij de toegang tot het Rbtv kunnen we nu samenwerken met 2700 additionele tolken en vertalers. Hier zijn we heel blij mee, maar zoals u begrijpt, neemt de bijbehorende administratie veel tijd in beslag. Onze excuses voor de ongemakken die hieruit kunnen ontstaan. We vragen om uw begrip en danken iedereen die ons de eerste maanden gesteund heeft. We werken er hard aan om alles zo soepel mogelijk te laten verlopen.

Als u vragen, tips of opmerkingen heeft, horen wij het graag. U kunt dan contact opnemen met de afdeling Resource Management via het adres resources@concorde.nl.

Als u zich wilt aanmelden voor de tolk- en of vertaalopdrachten van het Ministerie van Justitie of vragen heeft over uw aanmelding, dan klikt u hier.

1) Welke opdrachten voert Concorde Group uit voor het Ministerie van Justitie?
Tolkdiensten (zowel persoonlijk als telefonisch,binnen en buiten kantoortijden) voor de Raad van Rechtsbijstand. Voor deze vier types tolkdiensten spreken wij uurtarieven af. Deze worden apart in de database van Concorde Group onder “Ministerie van Justitie-tarieven” vastgelegd. De afrekening vindt plaats per minuut. Tot onze klanten horen: de aanmeldcentra voor asielzoekers (Schiphol, Zevenaar, Ter Apel, en in de toekomst ’s Hertogenbosch); de vreemdelingenadvocaten en de bij het Ministerie geregistreerde advocaten voor asielzaken, strafzaken, civiele zaken; rechtbanken; piketmeldingen. De volgende onderdelen vallen niet onder deze aanbesteding: de Raad voor Kinderbescherming; de IND; de niet bij het Ministerie ingeschreven advocaten of andere instanties van het Ministerie van Justitie.

2) Hoe groot zijn de opdrachten?
De omvang van de tolkopdrachten voor de Raad van Rechtsbijstand hangt af van verschillende factoren. Naar schatting op basis van afgelopen jaar zal het echter vooral gaan om de volgende talen:

3) Welke opdrachten heeft Concorde Group buiten het Ministerie van Justitie?
Commerciële klanten, andere advocaten- en notariskantoren, organisatoren van bijeenkomsten, evenementen en congressen. Voor deze klanten zijn ook tolkdiensten nodig (incl. congrestolken, simultaan of consecutief). Hiervoor kunnen de tolken aparte tarieven doorgeven.

4) Hoe kan ik in aanmerking komen voor het uitvoeren van jullie projecten?
De persoonlijke gegevens van alle tolken en vertalers van het Rbtv zijn overgenomen in onze database. Als u nog niet bij ons bent ingeschreven of vragen heeft over uw inschrijving, klik dan hier. Als uw dossier compleet is, krijgt u een inlogcode voor ons Extranet. Daar vindt u de voor u geselecteerde openstaande projecten en een overzicht van projecten die u heeft geaccepteerd. U kunt ook gebeld worden door een van de medewerkers van ons Tolkenteam. Tevens kunt u online uw beschikbaarheid aangeven voor ad hoc telefonisch tolken. Indien u beschikbaar bent voor ad hoc telefonisch tolken is het wenselijk dit middels Extranet aan te geven, dan behoort u tot de groep tolken die als eerste wordt benaderd. Voor alle projecten moeten we werken met tolken uit het Rbtv. Indien er geen tolken beschikbaar zijn, heeft Concorde de mogelijkheid uit te wijken naar de Uitwijklijst of, indien ook dat niet mogelijk is, naar tolken daarbuiten.

5) Hoe weet ik of een opdracht op mijn naam staat?
Als u telefonisch benaderd wordt voor een opdracht en u akkoord gaat of als u via Extranet een geselecteerde opdracht accepteert, wordt uw naam aan het project gekoppeld en staat de opdracht op uw naam. Wij gaan er dan vanuit dat u de opdracht uitvoert en sturen u een opdrachtbevestiging per e-mail met de details. Alle projecten die u geaccepteerd heeft, projecten die u kunt factureren en die u al geaccepteerd heeft, kunt u bekijken op ons Extranet.

6) Kunnen opdrachten op dezelfde locatie die elkaar opvolgen gezamenlijk vergeven worden aan een tolk?
Op dit moment kunt u zelf projecten accepteren via ons Extranet. Op die manier kunt u zelf projecten bundelen op dezelfde locatie. We benaderen u soms ook telefonisch voor projecten op korte termijn.

7) Hanteert Concorde Group BV vaste tarieven?
Nee, Concorde hanteert geen vaste tarieven, maar maakt op persoonlijke basis tariefafspraken. Hiermee bevordert Concorde de door het Ministerie van Justitie gewenste marktwerking. Marktwerking is de wet van vraag en aanbod. Het eerste kwartaal hebben veel tolken in overleg met Concorde gekozen voor starttarieven die in de buurt liggen van die van TVCN. Aan het eind van het eerste kwartaal zullen we samen met de tolken bekijken op welke basis we verder gaan. Dan wordt gekeken naar zaken als kwaliteit van de tolkdiensten, ervaring, integriteit en flexibiliteit en volume. Concorde wil groepen van Preferred Suppliers gaan samenstellen voor de verschillende talen en opdrachten. Deze tolken krijgen de geselecteerde opdrachten als eerste aangeboden. We houden uiteraard rekening met inschrijving in het Rbtv. We willen graag een persoonlijke vertrouwensband opbouwen met onze tolken en zo werken aan een samenwerking die voor iedereen duidelijk en prettig is.

8) Is er een minimum vergoeding?
Ja, bij persoonlijke tolkdiensten die minder dan 30 minuten hebben geduurd, wordt een minimumtarief van een half uur berekend.

9) Hoe worden reiskosten vergoed?
De door het Ministerie van Justitie vastgestelde vergoedingen zijn als volgt: Reis- en wachttijdvergoeding van 0,45 EUR/minuut en een kilometervergoeding van 0,19 EUR/kilometer. Dit ligt overigens vaak niet ver af van de 0,77 EUR/kilometer die de Rechtbanken zelf hanteren als ze direct tolken inschakelen. De reistijd en -afstand worden berekend met een applicatie van Google Maps. Deze kan licht afwijken van de afstanden die u via Google Maps zelf kunt berekenen. Concorde heeft besloten 20% reistijd toe te voegen, aangezien de reiskostenvergoeding niet toereikend is in geval van files en ander oponthoud. Buiten kantooruren (tussen 20.00 en 8.00) en in het weekend hanteren we voor reis- en wachttijd 0,60 EUR/minuut. Wachttijd bestaat alleen voor persoonlijke tolkopdrachten. Als u meerdere opdrachten uitvoert op dezelfde locatie, die aaneensluitend ingepland zijn, wordt 1 keer de reiskostenvergoeding uitgekeerd. Daarbij geldt dat als de tijd tussen de verschillende opdrachten meer is dan 30 minuten, de reiskostenvergoeding opnieuw wordt vastgesteld.

10) Is de BITS van toepassing op deze aanbesteding?
Nee, het Ministerie van Justitie heeft laten weten dat het Besluit Inzake Tarief in Strafzaken (BITS) niet van toepassing is op de tolkopdrachten van deze aanbesteding. Ook voorrijkosten en parkeerkosten worden niet vergoed door het Ministerie van Justitie.

11) Hoe worden wachttijden geregistreerd?
U kunt wachttijden noteren op het werkbriefje dat u meeneemt naar een opdracht op locatie.  Als de Opdrachtgever na 15 minuten nog niet heeft ingebeld, beschouwen we de opdracht als geannuleerd en wordt er standaard 10 euro per opdracht vergoed (zie ook punt 12).

12) Wat zijn de vergoedingen voor annuleringen door de Opdrachtgever?
De afspraken voor annuleringen zijn vastgesteld door het Ministerie van Justitie: Op locatie Bij een annulering korter dan 24 uur voorafgaand aan de tolkafspraak: 15 EUR per opdracht. Bij minder dan 4 uur voorafgaand aan de tolkafspraak een vergoeding van 15 EUR per opdracht plus de tot dan daadwerkelijk gemaakte (dus niet alle) reisminuten en reiskosten. Telefonisch Bij een annulering binnen 24 uur: 10 EUR per opdracht.

13) Mag ik telefonische tolkopdrachten via mijn mobiele telefoon voeren?
Nee, telefonische tolkopdrachten moeten op een vaste lijn worden uitgevoerd. Het gebruik van mobiele telefoons is alleen bij hoge uitzondering mogelijk, namelijk indien de klant toestemming heeft gegeven en de tolk zich op een rustige plek bevindt.

14) Wat doet u met het werkbriefje?
Als u een opdracht heeft geaccepteerd ontvangt u een bevestiging per e-mail met de gegevens van die opdracht. Soms kan het even duren, voordat u de bevestiging krijgt, maar als u een afspraak geaccepteerd heeft via ons Extranet of via de telefoon gaan we ervan uit dat u de opdracht uitvoert. Via het Extranet print u uw werkbrief uit. Deze neemt u mee naar de locatie waar u gaat tolken. Na de opdracht vult u samen met de klant het werkbriefje in en u laat de delen voor Concorde en voor de klant ondertekenen. Het deel voor uzelf en Concorde neemt u mee naar huis. Vervolgens stuurt u het originele getekende briefje, of briefjes, naar Concorde Group B.V. t.a.v. de Tolkafdeling, Postbus 140, 1180 AC Amstelveen. Als de duur van de tolkopdracht is veranderd, geldt uw werkbriefje als basis voor uw factuur. Via Extranet kunt u na afloop van de tolkdienst ook uw gewerkte uren registreren. Deze ziet u pas op uw factuuroverzicht nadat wij uw afgetekende werkbrief hebben ontvangen en gecontroleerd. Let op: werkbriefjes moet u zo snel mogelijk opsturen, het liefst binnen 24 uur na de opdracht. Als het project al een half jaar verlopen is, kunnen we het werkbriefje niet meer accepteren.

15) Hoe gaat het factureren van tolkdiensten in zijn werk?
Om uw factuur te kunnen aanmaken, volgt u de volgende procedure:
1. U logt in op Concorde Extranet
2. U klikt op “Overzicht factuurregels tolkprojecten”
3. U selecteert linksboven de juiste maand en klikt op de knop “Genereren”. Het genereren van het overzicht factuurregels is alleen mogelijk, wanneer alle originele werkbrieven van uw uitgevoerde opdrachten in de betreffende maand bij ons binnen en verwerkt zijn. Wanneer er nog werkbrieven ontbreken, krijgt u direct te zien om welke projectnummers het gaat. Stuurt u dan de ontbrekende werkbrieven z.s.m. naar ons toe. Heeft u deze al wel ingestuurd en kunt u toch niet genereren, neemt u dan contact op via tolken.extranet@concorde.nl.
4. Een nieuw venster verschijnt met daarin alle diensten die u die maand voor ons gedaan heeft met bijbehorende bedragen. Mocht dit venster niet verschijnen, gaat u dan na of bij uw internetbrowser de automatische pop-up blokkering is ingeschakeld. Deze dient namelijk uit te staan.
5. Op basis van dit overzicht maakt u zelf uw factuur aan met een totaalbedrag, waarbij u zelf nog de BTW over het totaalbedrag dient toe te voegen, indien u BTW-plichtig bent.
6. Deze factuur met als bijlage het Extranetoverzicht stuurt u per e-mail naar invoices@concorde.nl of per post naar Postbus 140, 1180 AC Amstelveen.

Mocht er iets niet kloppen op uw overzicht of heeft u vragen, mail dan naar tolken.extranet@concorde.nl. Projecten op locatie worden toegevoegd aan de hand van ondertekende werkbrieven. Als er projecten op locatie op uw overzicht ontbreken heeft u wellicht uw werkbrief nog niet ingevoerd op het Extranet.

16) Hoe noteer ik de BTW?
U noteert de projectnummers en de bedragen en totaliseert deze. Daarna noteert u op een aparte regel de BTW en daaronder noteert u het totale bedrag. Indien geen BTW in rekening wordt gebracht, moet uit de factuur blijken of een bijzondere BTW-regeling van toepassing is, namelijk:
- Toepassing van een verleggingsregeling
- Toepassing van een vrijstelling van BTW

17) Kan de facturatie in de toekomst geautomatiseerd worden?
We willen graag naar een systeem, waarin u zelf de duur van de tolkdiensten op locatie kunt aanpassen. We controleren de aanpassingen aan de hand van de ontvangen werkbriefjes. Deze applicatie wordt het eerste kwartaal in gebruik genomen. We houden u hiervan op de hoogte. Met het nieuwe systeem kunt u direct de factuur maken en versturen.

18) Wat is de betalingstermijn voor de opdrachten van deze aanbesteding?
Onze betalingstermijn is op dit moment 30 dagen na ontvangst van de factuur. Houdt u er rekening mee dat onvolledige of onjuiste facturen tot extra werk bij onze administratie leiden, waardoor betalingen vertraging kunnen oplopen.

19) Wat gebeurt er als Concorde niet binnen 15 minuten heeft ingebeld voor een telefonische opdracht?
Als u niet binnen 15 minuten wordt gebeld, kunt u de opdracht als geannuleerd beschouwen. U bent dan vrij om vanaf dat moment andere opdrachten aan te nemen. Bij annuleringen van telefonische opdrachten binnen 4 uur vergoeden we 10 euro per opdracht (zie ook punt 12.)

20) Hoe kan ik mijn beschikbaarheid aangeven?
Uw beschikbaarheid voor ad hoc telefonische opdrachten kunt u op elk moment van de dag aangeven op ons Extranet. In de toekomst zal ons systeem ook aangeven of u op dat moment voor ons aan een andere opdracht werkt, zodat u niet door ons gestoord wordt. Als u bij de ad hoc beschikbaarheid een ander telefoonnummer invoert, wordt dit nummer automatisch overgenomen in de database voor de telefonische opdrachten die al eerder door u zijn geaccepteerd.

21) Hoe geef ik door dat ik ziek ben of verhinderd voor een bepaalde tolkdienst?
Als u een tolkdienst niet kunt vervullen, stuurt u geen e-mail, maar belt u zo snel mogelijk ons nummer 020-8202820 om dit te melden. Houdt u er rekening mee dat we een forse boete moeten betalen aan het Ministerie van Justitie, als we een dienst moeten afzeggen.
Als u te laat aankomt en daardoor de opdracht niet meer kunt uitvoeren, heeft u geen recht op een reistijd- en reiskostenvergoeding.

22) Is het bij Concorde Group ook mogelijk als tolk met een fictief dienstverband te werken?
Helaas is het nog niet mogelijk om met een fictief dienstverband te werken bij Concorde, maar we gaan ervan uit dat dit tot de mogelijkheden behoort in de loop van 2010. We houden u hiervan op de hoogte. Het is wel belangrijk om te weten dat u maar 1 fictief dienstverband kunt aangaan. Als u meerdere opdrachtgevers heeft, wordt u automatisch freelancer en dient u een VAR aan te vragen bij de Belastingdienst. Wij zien deze dan graag tegemoet. Indien u geïnteresseerd bent in het aangaan van een fictief dienstverband met Concorde Group, kunt u dit kenbaar maken via het volgende e- mailadres bert.kneepkens@concorde.nl. Wilt u meer weten over een fictief dienstverband, klik dan hier.

23) Mijn factuuroverzicht op Extranet klopt niet, kan ik dan toch factureren?
Verschillen moeten altijd eerst worden gecorrigeerd, aangezien deze vertraging kunnen veroorzaken bij het uitbetalen van de factuur. Wanneer de factuur niet aansluit bij onze gegevens van Extranet dan betekent dat veel communicatie en misverstanden. Om een verschil aan te geven kunt u een e-mail sturen naar tolken.extranet@concorde.nl. Het is ook belangrijk om een (eigen) maandfactuur te sturen die overeenkomt met het factuuroverzicht van Extranet en dit factuuroverzicht als bijlage mee te sturen met uw eigen factuur. U kunt dit digitaal sturen naar invoices@concorde.nl. Voor vertaalopdrachten is de facturering anders dan bij tolkprojecten. Nadat u uw vertaling hebt geleverd, ontvangt u van de desbetreffende projectmanager per e-mail een definitieve PO op doeltaal. Op basis van deze PO kunt u uw factuur opmaken en richten aan invoices@concorde.nl. Van vertaalopdrachten die u hebt uitgevoerd, wordt géén historisch overzicht bijgehouden op het Extranet.

24) Als ik wil reageren op een uitnodiging, dan is de opdracht weg.
Een uitnodiging voor een tolkopdracht wordt per e-mail gestuurd naar een kleine groep geselecteerde tolken. Daarbij nodigen we eerst preferred tolken uit die geregistreerd staan bij het Rbtv. De tolk die het eerst reageert is degene die de opdracht zal uitvoeren. De andere uitgenodigde tolken zullen deze opdracht dan niet meer aantreffen op het Extranet. Indien geen van deze tolken beschikbaar is, nodigen we een volgende groep tolken uit. Er is een afspraak met de Raad voor Rechtsbijstand dat wij binnen 24 uur een bevestiging van de tolkdienst doorgeven aan de aanvrager.

25) Het werkbriefje wordt te klein weergegeven op Extranet.
Het werkbriefje wordt geopend als pdf-bestand. Indien dit bestand (briefje) te klein op uw scherm wordt weergegeven, kunt u dit simpelweg aanpassen in de werkbalk bovenin het scherm door uit te zoomen naar 100%. Dit kunt u doen door op het pijltje te klikken dat links naast het vakje met het percentage staat. U krijgt dan een aantal opties aangeboden waaronder 100%. Die klikt u aan. Ook kunt u op het ‘plus’-knopje te klikken dat links naast de percentagemelding staat.

26) Waarom krijg ik nauwelijks opdrachten aangeboden?
Er zijn verschillende oorzaken aan te wijzen, waarom een tolk niet veel opdrachten krijgt aangeboden. Ten eerste is het aantal aanvragen voor een taal bepalend. Bovendien nodigen we tolken uit volgens de afspraken die zijn opgesteld door het Ministerie van Justitie: eerst nodigen we tolken uit die zijn geregistreerd bij het Rbtv, daarna tolken die staat geregistreerd op de uitwijklijst en daarna daarbuiten. Daarnaast is de afstand tot de locatie waar de opdracht plaats zal vinden bepalend. We selecteren eerst tolken met de kortste reisafstand. Tevens is het van belang of u een preferred tolk bent bij Concorde. Dat hangt af van een aantal factoren zoals bijvoorbeeld kwaliteit, loyaliteit en tarief.

27) Hoe kan ik contact opnemen voor specifieke vragen/klachten/opmerkingen?
Sinds enige tijd heeft Concorde een helpdesk ingericht waar u al uw vragen over tolkdiensten kunt stellen. We hebben een sterke voorkeur voor vragen per e- mail, aangezien uw vragen dan duidelijk op een rijtje staan en we u een degelijk antwoord kunnen geven. U kunt onze helpdesk bereiken door een e-mail te sturen naar tolken.helpdesk@concorde.nl. We beantwoorden uw vraag zo snel mogelijk. Als u specifieke vragen hebt over uw factuur en/of overzichten op Extranet kunt u die per e-mail stellen aan tolken.extranet@concorde.nl. Facturen kunt u sturen naar invoices@concorde.nl. Naast de factuur hebben we de originele werkbriefjes ook nodig; deze ontvangen we graag per post zo snel mogelijk na afronding van de opdracht. Kopieën kunnen we helaas niet in behandeling nemen.

28) Waar kunt terecht met uw vragen en opmerkingen?
Het is belangrijk dat u met al uw vragen bij ons terecht kunt. Daarom hebben wij een speciale helpdesk voor tolken ingericht. Hier kunt u terecht met uw vragen over procedures, facturering, overzichten factuurregels op het Extranet en wat u verder nog wilt weten.

De helpdesk is te bereiken op servicedesk.minjus@concorde.nl

Contactgegevens
Concorde Group De Tolken Centrale
Postbus 140
1180 AC Amstelveen
www.concorde.nl

Extranet
https://extranet.concorde.nl

Helpdesk tolken
tolken.helpdesk@concorde.nl

Tolkenteam: opdrachten en bevestigingen
T 020 4260706
F 020 4260722

Resource Management voor inschrijving en afspraken (tarieven, status)
T 020 4260715
F 020 4260711
E resources@concorde.nl

Adres facturen
invoices@concorde.nl of adres hierboven

Adres originele werkbriefjes
Concorde Group De Tolken Centrale
Postbus 140
1180 AC Amstelveen

Kamer van Koophandel
Inschrijving handelsregister: 33238825

Bank ABN-AMRO Hoofddorp:
58.63.72.458

IBAN:
NL91ABNA0586372458

BIC:
ABNANL2A

BTW-nummer:
NL804694734B01