Tolken FAQ Politie

Amstelveen, november 2011

Sinds november 2011 is Concorde bemiddelaar in telefonische tolkopdrachten voor de politie. Hieronder vindt u antwoorden op de meest gestelde vragen.

1) Welke opdrachten voert Concorde Group uit voor de politie?
Voor de politie voeren wij alleen telefonische tolkdiensten uit, zowel gereserveerde diensten als ad hoc. Dat doen we 24 uur per dag, 7 dagen per week. Voor deze tolkdiensten spreken wij uurtarieven af maar de afrekening vindt plaats per minuut. Voor de politie voert Concorde geen opdrachten op locatie uit.

2) Welke opdrachten heeft Concorde Group buiten die van de politie?
Behalve de opdrachten voor de politie voert Concorde ook tolkopdrachten uit voor het Ministerie van Veiligheid en Justitie, notariskantoren, aandeelhoudersvergaderingen, internationale ondernemingsraden, (semi)overheid, organisatoren van congressen en seminars en het internationale bedrijfsleven. Dit kunnen simultane of consecutieve diensten zijn.

3) Hoe kan ik in aanmerking komen voor het uitvoeren van de telefonische opdrachten van de politie?
Indien u geïnteresseerd bent in deze opdrachten, dan kunt u contact opnemen met onze afdeling resources via resources.politie@concorde.nl. Graag willen wij weten of u als politietolk werkzaam bent en zo ja sinds welk jaar. U moet een gedragscode en een geheimhoudingsverklaring ondertekenen. Deze documenten ontvangt u digitaal van ons en kunt u ondertekend als scan naar ons terugsturen via resources.politie@concorde.nl. Indien dat niet mogelijk is, kunt u deze documenten ook sturen naar Concorde Group BV, t.a.v. Resource Management, postbus 140, 1180AC, Amstelveen.

4) Kan ik via Concorde ook opdrachten op locatie uitvoeren voor de politie?
Nee, Concorde bemiddelt alleen in telefonische tolkdiensten voor de politie.

5) Hoe werkt Extranet?
Op Extranet vindt u de nog aan te nemen opdrachten en een overzicht van opdrachten (projecten) die u heeft geaccepteerd. Kijk regelmatig op Extranet of er opdrachten zijn waarvoor u bent uitgenodigd. Het is belangrijk dat u via Extranet snel reageert of u de opdracht kunt accepteren. Als u de opdracht niet kunt aannemen, kiest u voor direct afwijzen via de koppeling die in de e-mail staat. Zo weten wij of we u nog moeten bellen of niet. Het Extranet geeft tevens een overzicht van uw uit te voeren projecten. Verder kunt u online uw beschikbaarheid aangeven voor ad hoc telefonisch tolken. Als u beschikbaar bent voor ad hoc telefonisch tolken kunt u dit op Extranet aangeven. Uw naam komt dan in onze bellijst te staan.
Als eerste worden altijd de tolken uitgenodigd die ingeschreven staan in het Rbtv. Indien er in deze groep geen tolken beschikbaar zijn, heeft Concorde de mogelijkheid uit te wijken naar de uitwijklijst en, indien ook dat niet mogelijk is, naar tolken die niet ingeschreven staan in het Register.

6) Hoe weet ik of een opdracht op mijn naam staat?
Als wij u telefonisch benaderen voor een opdracht en u deze accepteert of als u zelf via Extranet een geselecteerde opdracht accepteert en in aanmerking komt voor de opdracht, koppelt het systeem uw naam aan het project en staat de opdracht op uw naam. Dit kunt u heel eenvoudig controleren via Extranet door te klikken op ‘overzicht tolkprojecten’ en vervolgens ‘aangenomen’ te selecteren via het voorkeuzevenster. Wij gaan er dan vanuit dat u de opdracht uitvoert en sturen u een opdrachtbevestiging de details per e-mail.

7) Hanteert Concorde vaste tarieven?
Nee, Concorde hanteert geen vaste tarieven, maar maakt op persoonlijke basis tariefafspraken. Voor tariefafspraken wordt gekeken naar zaken als kwaliteit van de tolkdiensten, ervaring, integriteit, flexibiliteit, betrouwbaarheid, snel reageren op Extranet en het aantal uitgevoerde opdrachten. Concorde stelt groepen van ‘preferred suppliers’ (voorkeurstolken) samen voor de verschillende talen en opdrachten. Deze tolken krijgen de geselecteerde opdrachten volgens de voorgeschreven voorwaarden als eerste aangeboden (bijvoorbeeld artikel 28 Wbtv).

8) Hoe wordt wachttijd vergoed?
Als de klant op een later tijdstip inbelt, wordt de wachttijd van 0,35 EURO per minuut vergoed vanaf het tijdstip van het begin van de gereserveerde tijd tot aan het tijdstip van aanvang van de gereserveerde dienst. Als de klant na 15 minuten nog niet heeft ingebeld beschouwen we de opdracht als geannuleerd en wordt er standaard 10,- EURO annuleringsvergoeding en 15 minuten wachttijd á 0,35 EURO per minuut per opdracht vergoed.

9) Wat zijn de vergoedingen voor annuleringen door de klant?
Voor gereserveerde telefonische opdrachten geldt 10,- EURO per opdracht bij een annulering door de klant binnen 24 uur. Deze 10,- EURO annuleringsvergoeding krijgt u ook als de klant niet binnen 15 minuten inbelt. In dat laatste geval ontvangt u ook 15 minuten wachttijdvergoeding á 0,35 EURO per minuut.

10) Mag ik tolkopdrachten voor de politie via mijn mobiele telefoon voeren?
Nee, tolkopdrachten voor de politie moeten op een vaste lijn worden uitgevoerd. Indien de telefoonverbinding tijdens uw gesprek verbroken wordt, moet de klant opnieuw naar Concorde bellen. Als de klant rechtstreeks met u belt, worden deze tolkminuten niet door ons systeem geregistreerd en vindt u ze ook niet op uw Extranetoverzicht terug. Alleen de telefonische tolkdiensten die in onze centrale geregistreerd staan worden vergoed.

11) Hoe gaat het factureren van tolkdiensten in zijn werk?
Om uw factuur te kunnen aanmaken, volgt u de volgende procedure:
1. Meld u aan op Concorde Extranet via https://extranet.concorde.nl
2. Klik op ‘Overzicht factuurregels tolkprojecten’.
3. Klik op ‘genereren’. Er verschijnt een nieuw venster met daarin een overzicht van alle diensten die u die maand voor ons gedaan heeft met de daarbij behorende bedragen gespecificeerd. Als dit venster niet verschijnt, controleert u of bij uw internetbrowser de automatische pop-upblokkering is ingeschakeld. Deze moet uit staan.
4. Op basis van dit overzicht maakt u zelf uw factuur aan met het totaalbedrag dat in het overzicht genoemd staat. Indien u BTW-plichtig bent, moet u zelf nog de BTW over het totaalbedrag toevoegen.
5. Deze factuur en het overzicht van Concorde, stuurt u per e-mail in een pdf-bestand naar invoices@concorde.nl of per post naar Postbus 140, 1180 AC Amstelveen.
Als er iets niet klopt op het overzicht of als u vragen heeft, stuurt u een e-mail naar: tolken.extranet@concorde.nl.
De facturering voor vertaalopdrachten is anders dan bij tolkprojecten. Nadat u de vertaling hebt geleverd, ontvangt u van de projectmanager per e-mail een definitieve purchase order (PO) op doeltaal. Op basis van deze PO kunt u op elk gewenst moment van de maand uw factuur opmaken en richten aan invoices@concorde.nl. Van vertaalopdrachten die u hebt uitgevoerd, wordt geen historisch overzicht bijgehouden op het Extranet.
Ook de facturering voor commerciële opdrachten is anders dan voor de tolkopdrachten van de Politie en het Ministerie van Veiligheid en Justitie. De projectmanager maakt een prijsafspraak met u en vervolgens krijgt u een purchase order (PO) toegestuurd per e-mail. Na afloop van de opdracht kunt u op elk gewenst moment van de maand uw factuur sturen naar invoices@concorde.nl. In geval van een commercieel project hoeft u geen werkbriefje in te leveren en u zult dit project ook niet terugvinden in het factuuroverzicht. Een factuur met daarin het projectnummer en het afgesproken bedrag is voldoende.

12) Hoe noteer ik de BTW?
U kunt het totaal van uw factuur berekenen of het totaalbedrag van het factuuroverzicht van Concorde opnemen in uw eigen factuur. Daar telt u vervolgens de BTW (19%) weer bij op. Indien er geen BTW in rekening wordt gebracht, moet uit de factuur blijken of er een bijzondere BTW-regeling van toepassing is, namelijk:
- toepassing van een verleggingsregeling;
- toepassing van een vrijstelling van BTW.

13) Kan de facturatie in de toekomst geautomatiseerd worden?
We werken aan een systeem dat automatisch uw factuur aanmaakt. We houden u hierover op de hoogte.

14) Wat is de betalingstermijn voor de opdrachten van deze aanbesteding?
De betalingstermijn voor tolkopdrachten onder dit contract is op dit moment 30 dagen na ontvangst van de factuur. Onvolledige of onjuiste facturen kunnen tot extra werk bij onze afdeling administratie leiden waardoor betalingen vertraging oplopen.

15) Mijn factuuroverzicht op Extranet klopt niet, kan ik dan toch factureren?
Nee, verschillen moeten altijd eerst worden gecorrigeerd, aangezien deze vertraging kunnen veroorzaken bij het uitbetalen van de factuur. Stuur in dat geval een e-mail naar tolken.extranet@concorde.nl met het projectnummer en de toelichting. Zodra u gaat factureren, is het belangrijk dat uw eigen maandfactuur overeenkomt met het factuuroverzicht van Extranet en dat u dit factuuroverzicht als bijlage meestuurt met uw eigen factuur. U kunt deze digitaal sturen naar invoices@concorde.nl.

16) Hoe kan ik mijn beschikbaarheid aangeven?
Uw beschikbaarheid voor telefonische ad-hocopdrachten kunt u op elk moment van de dag aangeven op Extranet. U kunt u hiervoor aanmelden via uw Extranetaccount. Kies voor de koppeling ‘ad hoc telefonisch tolken’. Naast het veld ‘ik ben beschikbaar tot’ ziet u een klein klokje staan. Als u daar op dubbelklikt, verschijnt er een menu met daarin alle halve uren van een dag in een 24 uurs tijdsaanduiding. Klik op het tijdstip waarop u binnen de komende 24 uur beschikbaar bent en klik vervolgens op ‘opslaan’. Onze medewerkers zien dan op elk moment van de dag welke tolken zij kunnen benaderen, zodra er een telefonische ad hoc dienst wordt aangevraagd.
Voor u en voor ons is dus het heel belangrijk dat u uw beschikbaarheid voor deze diensten invult, zodat we u kunnen benaderen voor ad-hocopdrachten. In ons systeem staat ook aangegeven of u op dat moment voor ons aan een andere opdracht werkt, zodat u niet door ons gestoord wordt. Als u bij de ad-hocbeschikbaarheid een ander telefoonnummer invoert, wordt dit nummer automatisch overgenomen in de database voor de telefonische opdrachten die al eerder door u zijn geaccepteerd. Uw vakantie of afwezigheid kunt u op Extranet zelf doorgeven via ‘contactgegevens wijzigen’ door de daartoe bestemde veldjes in te vullen.

17) Hoe geef ik na een ad-hocopdracht aan dat ik weer beschikbaar ben?
In het geval van een ad hoc telefonische tolkdienst sturen wij u tegenwoordig een bevestigingsemail. In deze bevestiging staat een koppeling waar u op klikt zodra de opdracht is beëindigd. Dit kan ook via Extranet in uw account bij ‘aangenomen diensten’. In de projectgegevens vindt u ook een knop waarop u klikt zodra de opdracht is beëindigd. Zo kunt u op twee verschillende manieren aan onze medewerkers laten weten dat u weer beschikbaar bent voor een volgende opdracht. Ons systeem registreert de belminuten en deze worden vervolgens aan uw project gekoppeld.

18) Hoe geef ik door dat ik ziek, verhinderd of te laat ben voor een bepaald tolkdienst?
Als u een tolkdienst niet kunt vervullen, stuurt u geen e-mail, maar belt u zo snel mogelijk naar 020-8202820 om dit te melden. Dit kan op werkdagen tussen 8:00 en 21:00 uur en in het weekend van 8:00 tot 20:00 uur in het weekend en op feestdagen. Weet u pas na die tijd dat u verhinderd bent, dan stuurt u een e-mail naar minjus.tolk@concorde.nl.
Een annulering kan tot gevolg kan hebben dat we geen tolk meer kunnen regelen. Dit kan verstrekkende gevolgen hebben voor alle belanghebbenden. 

19) Als ik wil reageren op een uitnodiging, dan is de opdracht weg.
Een uitnodiging voor een tolkopdracht wordt per e-mail gestuurd naar een kleine groep geselecteerde tolken. Daarbij nodigen we eerst preferred suppliers (voorkeurstolken) uit die geregistreerd staan bij het Rbtv. De opdracht is dan zichtbaar op Extranet. De tolk die het eerst reageert, is degene die de opdracht mag uitvoeren. De andere uitgenodigde tolken zullen deze opdracht dan niet meer zien op Extranet en kunnen deze niet meer accepteren. Indien geen van deze tolken beschikbaar is, nodigen we een volgende groep tolken uit. Als u een opdracht aangeboden krijgt die u niet uit kunt voeren, klik dan op ‘direct afwijzen’. Dan weten onze medewerkers dat zij u niet meer hoeven te benaderen voor deze opdracht.

20) Waarom krijg ik nauwelijks opdrachten aangeboden?
Er zijn verschillende oorzaken waarom een tolk niet veel opdrachten krijgt aangeboden. Ten eerste is het aantal aanvragen voor een taal bepalend. Eerst nodigen we tolken uit die zijn geregistreerd bij het Rbtv, daarna tolken die staan geregistreerd op de uitwijklijst en daarna tolken die niet in het Register staan. Tevens is het van belang of u een preferred supplier (voorkeurstolk) bent bij Concorde. Dat hangt af van een aantal factoren zoals bijvoorbeeld kwaliteit, loyaliteit, vlot reageren via Extranet en uw tarief.

21) Hoe kan ik contact opnemen voor specifieke vragen, klachten of opmerkingen?
Concorde heeft een helpdesk waar u al uw vragen over tolkdiensten kunt stellen. We hebben een sterke voorkeur voor vragen per e-mail naar tolken.helpdesk@concorde.nl, zodat uw vragen dan duidelijk op een rijtje staan en we u een degelijk antwoord kunnen geven. . We beantwoorden uw vraag zo snel mogelijk. Als u specifieke vragen hebt over uw factuur en/of overzichten op Extranet of als u correcties door wilt geven, kunt u dit doen via tolken.extranet@concorde.nl. Onze medewerkers kunnen uw informatie dan goed doornemen en nemen vervolgens contact met u op om eventuele verdere vragen te stellen of uw vraag te beantwoorden. Facturen kunt u sturen naar invoices@concorde.nl.
Hieronder vindt u een overzicht van onze contactgegevens en andere belangrijke informatie. Als u zich wilt aanmelden voor de tolk- en of vertaalopdrachten voor de politie of vragen heeft over uw aanmelding, dan adviseren wij u om contact op te nemen met de afdeling resources via resources.politie@concorde.nl.
Uiteraard houden wij u van alle nieuwe ontwikkelingen op de hoogte via onze website en onze nieuwsbrief. Als u nog geen nieuwsbrief ontvangt, kunt u zich aanmelden via resources@concorde.nl.

Contactgegevens
Concorde Group De Tolken Centrale
Postbus 140
1180 AC Amstelveen
www.concorde.nl

Extranet
https://extranet.concorde.nl

Helpdesk Tolken
T 020 8202820
F 020 4260711
E tolken.helpdesk@concorde.nl

Resource Management voor inschrijving en afspraken (tarieven, status)
T 020 4260715 (tarieven) en T 020 4260714 (inschrijving)
F 020 4260711
E resources@concorde.nl
E resources.politie@concorde.nl

Adres facturen
E invoices@concorde.nl
Concorde Group
Postbus 140
1180 AC Amstelveen

Kamer van Koophandel
Inschrijving handelsregister: 33238825

Bank ABN-AMRO Hoofddorp:
58.63.72.458

IBAN:
NL91ABNA0586372458

BIC:
ABNANL2A

BTW-nummer:
NL804694734B01