FAQ COA Tolken

Amstelveen, september 2016

Onderstaande FAQ is bedoeld voor tolkdiensten voor het COA. Voor tolkdiensten voor De Nederlandse Politie is er een specifieke FAQ, de FAQ Tolken voor Politie.

Sinds januari 2015 is Concorde Group bemiddelaar in tolkopdrachten voor het COA. Meer dan 85% van de diensten voor het COA zijn ad hoc telefonische tolkdiensten. Daarom is het belangrijk dat u op Extranet uw beschikbaarheid altijd actueel houdt.

Hieronder vindt u antwoorden op de meest gestelde vragen van tolken die al met ons samenwerken of dat graag willen gaan doen.

1) Welke opdrachten voert Concorde uit voor het COA?

We voeren alle persoonlijke en telefonische tolkdiensten uit voor het COA en de Zorg Asielzoekers zowel binnen als buiten kantooruren. Voor deze tolkdiensten spreken we uurtarieven af. De diensten worden per minuut berekend.

2) Voert Concorde ook tolkenopdrachten uit die niet onder de aanbesteding van het COA vallen?

Behalve voor het COA voert Concorde ook tolkopdrachten uit voor de Politie, notariskantoren, aandeelhoudersvergaderingen, internationale ondernemingsraden, (semi)overheid, organisatoren van congressen en seminars en het (internationale) bedrijfsleven. Dit kunnen simultaandiensten of consecutieve diensten zijn.

3) Hoe kom ik in aanmerking voor het uitvoeren van tolkdiensten voor het COA?

De openbare gegevens van alle tolken en vertalers die zijn ingeschreven in het Rbtv zijn overgenomen in onze database. Als u nog niet bij ons bent ingeschreven of vragen heeft over uw inschrijving, neemt u contact met ons op via resources@concorde.nl. Voor het COA zetten we bij voorkeur tolken in met uitgebreide medische kennis. Als uw dossier compleet is, krijgt u een inlogcode voor ons Extranet, uw digitale werkomgeving bij Concorde.

4) Hoe werkt Extranet?

Op Extranet kunt u online uw beschikbaarheid aangeven voor ad hoc telefonisch tolken. Alleen als u zich beschikbaar stelt, wordt u benaderd voor deze diensten. U kunt op de homepagina van Extranet uw beschikbaarheid snel aanpassen, actueel houden en aangeven via welk telefoonnummer u op dat moment beschikbaar bent.
Op de homepagina van Extranet ziet u tevens een overzicht van de tolkopdrachten waarvoor u bent uitgenodigd. Op een zogenoemde projectkaart ziet u algemene informatie per opdracht. Met symbolen wordt een aantal eigenschappen van de tolkdienst aangegeven:

  • Eén poppetje betekent dat u als enige bent uitgenodigd,
  • Meerdere poppetjes betekent dat er meerdere tolken zijn uitgenodigd,
  • Een zonnetje betekent dat u voorkeurstolk bent.

Daarnaast ziet u op de projectkaart de datum, de begintijd, de eindtijd, de taalcombinatie, het projectnummer, de opdrachtgever en eventueel de locatie van de tolkdienst. Aan de kleur van de projectkaart kunt u zien of het om een tolkdienst op locatie gaat (groen), of dat het om een telefonische tolkdienst gaat (oranje).

Op de projectkaart zit een knop waarmee u de opdracht meteen kunt accepteren. Door op het kruisje rechtsboven in de projectkaart te klikken, wijst u de dienst af.
Wilt u meer informatie over het project, dan klikt u op de projectkaart waarna deze zich opent. Vervolgens ziet u meer informatie over het project zoals de contactpersoon, de gespreksvoerder, de cliënt en het onderwerp.

Tevens ziet u op de homepagina een overzicht van projecten die u heeft geaccepteerd.

We vragen u om dagelijks op Extranet te kijken en uw e-mail te controleren. Zo kunt u tijdig achterhalen of er opdrachten zijn waarvoor u bent uitgenodigd en wanneer een opdracht is geannuleerd.
Het is belangrijk dat u via Extranet snel aangeeft of u de opdracht accepteert of afwijst. Op die manier weten we of we u nog moeten bellen of niet.

5) Hoe weet ik of een opdracht op mijn naam staat?

Als we u telefonisch benaderen voor een opdracht en u deze accepteert of als u zelf via Extranet een opdracht accepteert, koppelt het systeem uw naam aan het project en staat de opdracht op uw naam. We gaan er dan van uit dat u de opdracht uitvoert en sturen u per e-mail een opdrachtbevestiging met de details.
U kunt heel eenvoudig controleren of een opdracht op uw naam staat. Meld u aan op Extranet en u ziet direct op de homepagina uw aangenomen opdrachten.

6) Hanteert Concorde vaste tarieven?

Nee, Concorde hanteert geen vaste tarieven, maar maakt op persoonlijke basis tariefafspraken. Deze tarieven worden contracttarieven genoemd. Voor tariefafspraken wordt gekeken naar zaken als kwaliteit van de tolkdiensten, ervaring, integriteit, flexibiliteit, betrouwbaarheid, snel reageren op Extranet en het aantal uitgevoerde opdrachten.

Huidig tolktarief voor telefonische ad-hoctolkdiensten
Om u meer invloed te geven op het aantal telefonische tolkdiensten dat u uitvoert, kunt u uw uurtarief voor ad hoc telefonische diensten aanpassen. Het Extranet geeft u inzicht in uw afgesproken uurtarief per taalcombinatie (het contracttarief) en het gemiddelde uurtarief van de op dat moment beschikbare tolken per taalcombinatie. Op basis van deze gegevens kunt u uw uurtarief aanpassen met als doel meer opdrachten te verkrijgen. Het (tijdelijke) tarief dat u dan invoert, wordt het huidig tolktarief genoemd.
Op het moment dat u een dienst aanneemt, geldt het tarief dat op dat moment op Extranet staat. U kunt uw tarief na het aannemen van de betreffende dienst niet meer aanpassen.

Er geldt een minimumuurtarief van € 20,- en een maximum ter hoogte van uw contracttarief. Het huidig tolktarief geldt niet voor persoonlijke tolkdiensten of voor gereserveerde telefonische diensten.
Voor telefonische ad-hoctolkdiensten buiten kantooruren (tussen 22:00 en 8:00 uur), in het weekend en met feestdagen wordt niet automatisch uw hoge tarief berekend. U dient op deze tijdstippen zelf uw hoge tarief op Extranet aan te geven. U kunt een hoog tarief tot maximaal 150% van uw contracttarief opgeven. 

Voorbeeld: uw contracttarief is € 40,- per uur. U kunt dan een huidig tolktarief invullen dat tussen de € 20,- en € 40,- ligt. Tussen 22:00 uur ’s avonds en 8:00 uur ‘s ochtends, in de weekenden en met feestdagen kunt u uw tarief verhogen tot maximaal €60,-.

  1. Hieronder leggen we uit hoe u uw verhoogd huidig tarief instelt.

  2. 1. Vink op de Homepagina het vakje voor “Ik ben momenteel beschikbaar” aan.
  3. 2. Vul in tot welk tijdstip u beschikbaar bent door op het klokje te klikken en een tijdstip te kiezen in het uitklapmenu of door zelf een tijd te typen in het invulveld links naast het klokje.
  4. 3. Klik vervolgens op Opslaan.

Uw beschikbaarheid voor ad-hocdiensten is opgeslagen als u boven het kopje Dashboard de volgende melding ziet verschijnen: “Wijzigingen succesvol opgeslagen”.

Wanneer u aangeeft tot 22:00 of later dan 22:00 beschikbaar te zijn, verschijnt er een pop-up waarin u kunt aangeven of u wilt dat uw huidig tarief vanaf 22:00 uur automatisch met een percentage wordt verhoogd en zo ja met welk percentage. Hierbij geldt dat 100% staat voor het huidig tarief dat op dat moment ingevuld staat op Extranet.

Wilt u voor een hoger tarief tolken, moet u dus een percentage hoger dan 100% invullen.

LET OP:
Op zaterdagochtend om 8.00 uur wordt uw verhoogd huidig tarief automatisch teruggezet naar 100%. We doen dit omdat u zo zelf bepaalt voor welk tarief u in het weekend werkt. Als u in het weekend ook een verhoogd tarief wilt ontvangen, moet u uw huidig tarief op zaterdagochtend dus handmatig verhogen. Hetzelfde geldt voor feestdagen. Voor gereserveerde telefonische diensten en voor diensten op locatie geldt automatisch het hoge tarief wanneer de dienst valt in de periode waarvoor het hoge tarief geldt.

Meer informatie over hoe u zich beschikbaar stelt, leest u in de Quick Guide Beschikbaarheid.

7) Daadwerkelijk getolkte tijd telefonische tolkdiensten

De telefonische tolkdiensten worden de dag nadat er is getolkt door ons systeem verwerkt. U ziet direct na het tolken niet de daadwerkelijk getolkte tijd op uw Extranet, maar de aangevraagde tijd. De daadwerkelijk getolkte tijd kunt u een dag later terugvinden op uw Extranet onder Historie.

8) Is er een minimumvergoeding?

Ja, bij tolkdiensten op locatie die minder dan 30 minuten hebben geduurd, wordt er een minimumvergoeding van een half uur uitgekeerd. Bij telefonische diensten is er geen minimumvergoeding.

9) Hoe worden reiskosten vergoed?

Voor opdrachten van het COA zijn de vastgestelde vergoedingen als volgt: kilometervergoeding van € 0,19 per kilometer voor projecten op locatie, met een maximum van 260 retourkilometer en een maximum retourreistijd van 3 uur per opdracht. Voor reistijd vergoeden we € 0,45 per minuut.

De reistijd en reisafstand worden berekend met een applicatie van Google Maps. Deze kunnen incidenteel afwijken van de afstanden die u via Google Maps zelf kunt berekenen, want het is niet dezelfde applicatie. De kilometervergoeding bedraagt ook voor buiten kantooruren € 0,19 per kilometer.

Concorde heeft besloten 20% aan de reistijd toe te voegen, aangezien de reistijdvergoeding niet toereikend is in geval van files en ander oponthoud. Voor tolkdiensten die plaatsvinden buiten kantooruren, dus tussen 22:00 en 8:00 uur en in het weekend, hanteren we voor reis- en wachttijd €0,60 per minuut. Voorrijkosten, treinkaartjes, boetes en parkeerkosten worden niet vergoed door het COA en ook niet door Concorde.

We berekenen de reiskosten en –tijd aan de hand van de totale route die een tolk aflegt op een dag, de zogenaamde rondreisberekening. De tijd tussen de opdrachten is belangrijk. Als er na aftrek van de reistijd (+ 20% filetoeslag) meer dan één uur tussen de projecten overblijft, berekenen we de reiskosten op de oude manier. Als er één uur of minder tussen de projecten zit na aftrek van de reistijd (+20% filetoeslag) dan berekenen we de rondreis tussen de locaties.
Na afloop van iedere maand worden alle routes voor die maand berekend, zoals die door de tolken per dag zijn ingepland en uitgevoerd.

Voorbeeld 1: één uur of minder tussen de projecten na aftrek van reistijd.
U woont in Utrecht en heeft op eenzelfde dag een opdracht van 9:00 tot 10:15 uur in Nieuwegein en daarna een opdracht van 11:00 tot 12:00 uur in Bunnik.
Tussen de locatie in Nieuwegein en die in Bunnik blijft na aftrek van reistijd (+20% fileleed) minder dan één uur over. In dat geval berekenen we een rondreis van Utrecht via Nieuwegein naar Bunnik en weer terug naar Utrecht.
Voorbeeld 2: meer dan één uur tussen projecten na aftrek van reistijd.
U woont in Utrecht en heeft drie projecten op dezelfde dag gepland staan. Eerst een in Almere van 8:00 tot 10:00 uur, een tweede in Harderwijk van 13:00 tot 14:00 uur en een derde in Amersfoort van 16:00 tot 17:00 uur. Na aftrek van de reistijd (+20% fileleed) tussen Almere en Harderwijk is er meer dan één uur over.
Hetzelfde geldt voor de tijd tussen Harderwijk en Amersfoort. Dit betekent dat er geen rondreis wordt berekend, maar dat we apart de reiskosten berekenen tussen Utrecht en Almere, tussen Utrecht en Harderwijk en tussen Utrecht en Amersfoort. Het kan ook voorkomen dat er bij verschillende projecten op één dag een rondreis wordt berekend voor een deel van de opdrachten die elkaar opvolgen en voor andere projecten de reiskosten van uw huisadres naar de locatie en weer terug.
In de reiskostenregeling berekenen we achteraf welke route u per dag heeft gereisd. Houdt u er rekening mee dat we tot de factuuroverzichten zijn gepubliceerd geen uitspraken kunnen doen over de definitieve onkostenvergoeding. We willen de overzichten graag zo snel mogelijk voor u klaarzetten en vragen u daarom om ons wekelijks uw werkbriefjes te sturen.

10) Hoe worden wachttijden berekend en vergoed?

De wachttijd op locatie wordt berekend vanaf de aanvangstijd van het project als de klant of cliënt nog niet aanwezig is en u wel. Ook kunt u wachttijden noteren als de klant u expliciet vraagt te wachten. Er is in principe een maximale wachttijd van 30 minuten met een vergoeding van € 0,45 per minuut.

U kunt wachttijden noteren op het werkbriefje dat u meeneemt naar een opdracht op locatie. Het is van belang dat u het werkbriefje na afloop van de tolkdienst laat aftekenen door de klant en zelf ook uw handtekening zet.

Voor telefonische tolkdiensten geldt dat u vanaf het gereserveerde tijdstip tot het moment van inbellen € 0,35 per minuut wachtgeld krijgt, met een maximum van 15 minuten (€ 0,45 per minuut buiten kantooruren). Als de opdrachtgever na 15 minuten nog niet heeft ingebeld, beschouwen we de opdracht als geannuleerd en wordt er standaard € 10,- annuleringsvergoeding per opdracht en wachttijd van € 0,35 per minuut vergoed.

11) Wat zijn de vergoedingen voor annuleringen door de opdrachtgever?

De afspraken voor annuleringen zijn vastgesteld door het COA. Op locatie geldt dat bij een annulering binnen 24 uur voorafgaand aan het tolkproject € 15,- per opdracht wordt vergoed. Bij minder dan 4 uur voorafgaand aan de tolkafspraak is dit € 15,- per opdracht plus reiskosten en -tijd. Bij een annulering van een tolkafspraak na aanvangstijd geldt dezelfde vergoeding als bij een annulering die minder dan 4 uur voorafgaand aan de tolkopdracht wordt geannuleerd. Er wordt nooit tolk tijd vergoed als er niet getolkt is.
Voor telefonische opdrachten geldt € 10,- per opdracht bij een annulering door de klant binnen 24 uur. Als de klant niet binnen 15 minuten heeft ingebeld, krijgt u ook 15 minuten wachttijdvergoeding.

12) Mag ik telefonische tolkopdrachten via mijn mobiele telefoon uitvoeren? 

Bij voorkeur voert u een telefonische tolkopdracht uit via een vaste lijn. Het gebruik van mobiele telefoons is alleen toegestaan als u zich op een rustige plek bevindt en een optimale verbinding kunt garanderen. Dit valt onder de verantwoording van de tolk.

Wegens de vele klachten over geluidshinder bij mobiele telefoons hebben wij besloten om tolken die beschikbaar staan met hun vaste lijn voorrang te geven bij het uitnodigen voor tolkdiensten.

Als de klant rechtstreeks met u belt, worden deze tolkminuten niet door ons systeem geregistreerd en vindt u ze ook niet terug op uw overzicht op Extranet. Het COA vergoedt alleen telefonische tolkdiensten die via onze centrale gevoerd worden.

13) Wat doe ik met het werkbriefje?

Als u een persoonlijke opdracht heeft geaccepteerd, ontvangt u een bevestiging per e-mail met de gegevens van die opdracht die tevens zichtbaar zijn op Extranet. Via Extranet drukt u het werkbriefje af en neemt u het mee naar de locatie waar u gaat tolken.
Hiervoor gaat u naar Extranet en klikt u op het tabblad “Tolk", vervolgens klikt u op het tabblad “Aangenomen”. Als u dan in de lijst op het projectnummer klikt, komt u in het venster waar u het werkbriefje kunt afdrukken.
Na afloop van de opdracht vult u samen met de klant het werkbriefje in en zowel u als de klant ondertekent het deel voor Concorde, het deel voor uzelf en het deel voor de klant. Het deel voor uzelf en Concorde neemt u mee naar huis. Vervolgens scant u het briefje en mailt dit naar invoices@concorde.nl. Handleiding aanlevering werkbriefjes tolken.

 

Als de duur van de tolkopdracht is veranderd, geldt de daadwerkelijk getolkte tijd als basis voor het factuuroverzicht.

De door u ingevulde tolktijden ziet u pas op uw factuuroverzicht nadat we uw afgetekende werkbriefje hebben ontvangen en gecontroleerd. Let op: we verwachten dat u uw werkbriefjes binnen 48 uur inlevert. Alle werkbriefjes moeten opgestuurd en verwerkt zijn voordat u kunt factureren.
Belangrijk: op het werkbriefje mag alleen de daadwerkelijk getolkte tijd worden ingevuld. Als u niet getolkt heeft, mag er nooit tolktijd ingevuld worden! Er mogen nooit gegevens achteraf worden aangepast of gewijzigd.

Voor opdrachten van het COA kunt u geen gebruikmaken van de Concorde Pocket App.
Indien Concorde constateert dat er fraude of valsheid in geschrifte is gepleegd, vorderen we de eventueel reeds uitgekeerde vergoedingen terug. Tevens brengen we de kosten die voortvloeien uit het onderzoek in rekening. We behouden ons het recht voor een klacht in te dienen bij het Rbtv en kunnen besluiten ook aangifte te doen bij de politie of het Meldpunt Fraude van het OM. Daarnaast zal de fraude invloed hebben op de samenwerking met Concorde.

14) Hoe gaat het factureren van tolkdiensten in zijn werk?

Om uw factuur te kunnen aanmaken, volgt u de volgende procedure:
1. Meld u aan bij Concorde Extranet.
2. Klik bovenin op het tabblad “tolk” en dan “factuur”.
3. Selecteer linksboven de maand die u wilt factureren en klik vervolgens op de knop “Zoeken”, vervolgens op de knop “Toon projectdetails”. Het genereren van het overzicht projectdetails is alleen mogelijk wanneer alle originele werkbriefjes van uw uitgevoerde opdrachten in de betreffende maand bij ons binnen en verwerkt zijn. Wanneer er nog werkbriefjes ontbreken, krijgt u direct te zien om welke projectnummers het gaat. Stuurt u dan de ontbrekende werkbriefjes zo snel mogelijk naar ons toe. Heeft u deze al wel ingestuurd en kunt u toch niet genereren, neemt u contact met ons op via resources@concorde.nl. Houd rekening met enkele dagen verwerkingstijd.
4. Nadat u op de knop “Toon projectdetails” heeft geklikt, wordt er een nieuw venster geopend met daarin een overzicht van alle diensten die u die maand voor ons heeft gedaan met de daarbij behorende bedragen gespecificeerd. Als dit venster niet wordt geopend, controleer dan of bij uw internetbrowser de automatische pop-upblokkering is ingeschakeld. De pop-upblokkering moet uit staan.
5. Als dit overzicht klopt, kunt u uw factuur gaan genereren. Het systeem kent zelf een kenmerk toe aan uw factuur, maar u moet in het veld “Factuurnummer” uw eigen factuurnummer invullen voor uw eigen administratie.
U kunt voor iedere maand maar eenmaal een factuur aanmaken. Het is dus belangrijk uw factuur goed na te kijken. Als uw factuuroverzicht op Extranet niet klopt, kunt u nog niet factureren. Verschillen moeten altijd eerst worden gecorrigeerd, aangezien deze vertraging kunnen veroorzaken bij het uitbetalen van de factuur.
Als uw factuuroverzicht niet klopt, stuurt u een e-mail naar tolken.extranet@concorde.nl met het projectnummer en een toelichting. Wanneer u wel akkoord bent, klikt u op de knop “Genereer factuur”. Er wordt nu een pop-up weergegeven met een voor u aangemaakte factuur. Als u op “Factuur verzenden” klikt, ontvangt de administratie uw factuur. U ontvangt een e-mail met daarin een kopie van de door u ingezonden factuur voor uw eigen administratie.
Als de factuur al is ingediend, wordt de volgende regel weergegeven: “De factuur voor de geselecteerde maand is al gegenereerd, u kunt een factuur maar eenmaal genereren”. Heeft u uw factuur al ingediend en wilt u toch nog een correctie indienen, stuur dan een e-mail naar tolken.extranet@concorde.nl.
6. De factuur wordt binnen 30 dagen na ontvangst betaald.

15) Wat is de betalingstermijn voor de opdrachten van het COA?

Onze betalingstermijn voor tolkopdrachten onder dit contract is op dit moment 30 dagen na ontvangst van de factuur. Onvolledige of onjuiste facturen kunnen tot extra werk bij onze afdeling administratie leiden, waardoor betalingen vertraging kunnen oplopen.

16) Hoe kan ik mijn beschikbaarheid op Extranet aangeven?

Het is heel belangrijk dat u dagelijks op Extranet uw beschikbaarheid aangeeft en actueel houdt om in aanmerking te komen voor telefonische ad-hocopdrachten. U kunt op de homepagina van Extranet uw beschikbaarheid snel aanpassen en actueel houden en aangeven via welk telefoonnummer u op dat moment beschikbaar bent.

17) Hoe werkt het automatisch doorverbinden?

De callcentermedewerker voert de dienst in en zet vervolgens het automatisch doorverbinden in gang. De aanvrager wordt in de wacht gezet en ons systeem belt tolken die op Extranet hebben aangegeven op dat moment beschikbaar te zijn.
Wanneer u beschikbaar bent en wordt gebeld, krijgt u van de computer te horen hoelang de tolkdienst duurt en om welke taalcombinatie het gaat. U accepteert de dienst door op 1# op uw telefoontoestel te drukken. U weigert de dienst door op 2 te drukken. U dient altijd een keuze te maken en kunt dus niet zomaar ophangen.

Wanneer u tijdelijk niet beschikbaar bent, terwijl u wel op beschikbaar staat, dient u dit direct te wijzigen op uw Extranet zodat we u niet voor niets proberen te bereiken.

Uw vakantie of afwezigheid kunt u op Extranet zelf doorgeven door bovenin op de knop “Profiel” te klikken en de daartoe bestemde velden in te vullen.

18) Hoe geef ik door dat ik ziek of verhinderd ben voor een tolkdienst of als ik denk te laat te komen?

Wanneer u bent uitgenodigd voor een tolkdienst en deze accepteert gaan wij ervan uit dat u met 100% zekerheid de dienst kunt uitvoeren. Indien u door onverwachte omstandigheden niet in staat bent de dienst uit te voeren kunt u de dienst annuleren. Via Extranet kunt u tot 48 uur voor aanvang van de dienst annuleren, binnen 48 uur voor aanvang van de dienst belt u zo snel mogelijk naar 020-8202892.
Houd er rekening mee dat een annulering tot gevolg kan hebben dat wij helemaal geen tolk meer kunnen regelen, dit kan verstrekkende gevolgen hebben voor de cliënt en de aanvrager. Daarnaast moeten wij een forse boete betalen aan het COA.
Conflicten in uw eigen agenda zijn geen reden voor annuleren: u bent verantwoordelijk voor uw eigen planning.
Wanneer wij opmerken dat u naar ons inziens teveel diensten annuleert, of helemaal niet komt opdagen voor een dienst, heeft dit consequenties voor het aantal opdrachten dat wij u aanbieden.
Als u door het te laat komen de opdracht niet meer kunt uitvoeren, heeft u geen recht op een reistijd- en reiskostenvergoeding of andere vergoedingen.
Ook wanneer u een opdracht niet kunt uitvoeren door situaties van overmacht heeft u geen recht op vergoedingen.

19) Hoe werkt het uitnodigingsbeleid voor tolkopdrachten op locatie voor het COA?

Het uitnodigingsbeleid voor tolkopdrachten op locatie voor het COA is op basis van (medisch) kennisgebied, beschikbaarheid en tarief. Het uitnodigingsbeleid van het COA houdt geen rekening met Rbtv-status.
Er worden maximaal vijf tolken binnen een straal van 15 kilometer uitgenodigd. Wanneer geen van hen de opdracht heeft geaccepteerd, worden weer maximaal vijf tolken binnen een straal van 30 kilometer van de opdracht uitgenodigd, enzovoort.
Wanneer we een aanvraag krijgen voor een spoeddienst benaderen we tolken zowel via Extranet, e-mail als telefonisch. Bij spoeddiensten is de afstand van de woonplaats van de tolk tot de opdracht de belangrijkste factor. Een spoeddienst op locatie is een dienst die minder dan 4 uur voor de begintijd wordt aangevraagd door de klant.

20) Ik wil reageren op een uitnodiging, maar ik zie de opdracht niet meer staan.

Een uitnodiging voor een tolkopdracht wordt per e-mail gestuurd naar maximaal vijf tolken. Deze opdracht is dan zichtbaar op Extranet. De tolk die de opdracht het eerst accepteert, is degene die de opdracht mag uitvoeren. De andere uitgenodigde tolken zullen deze opdracht dan niet meer aantreffen op Extranet en kunnen deze niet meer accepteren.
Als u een opdracht aangeboden krijgt die u niet kunt uitvoeren, klik dan op het kruisje rechtsboven in de opdracht. Zodoende weigert u de opdracht en weten onze medewerkers dat zij u niet meer hoeven te benaderen voor deze opdracht.

21) Waarom krijg ik nauwelijks opdrachten aangeboden?

Er zijn verschillende oorzaken aan te wijzen waarom een tolk niet veel opdrachten krijgt aangeboden. Ten eerste is het aantal aanvragen voor een taal bepalend.
Bovendien nodigen we tolken uit volgens de afspraken die zijn opgesteld door het COA: tolken met als kennisgebied medisch, het tarief, de beschikbaarheid et cetera zijn leidend.
Daarnaast is de afstand tot de locatie waar de opdracht plaatsvindt bepalend. We selecteren eerst de tolken met de kortste reisafstand.

22) Hoe kan ik contact opnemen voor specifieke vragen of klachten of opmerkingen?

Bij de afdeling Support van Concorde kunt u al uw vragen over tolkdiensten stellen. We hebben een sterke voorkeur voor vragen per e-mail, aangezien uw vragen dan duidelijk op een rijtje staan en we u een degelijk antwoord kunnen geven.
U kunt de medewerkers bereiken door een e-mail te sturen naar tolken.servicedesk@concorde.nl. We beantwoorden uw vraag zo snel mogelijk.
Als u specifieke vragen heeft over uw factuur en/of overzichten op Extranet, of als u correcties wilt doorgeven, kunt u dit het beste per e-mail doen via tolken.extranet@concorde.nl. Onze medewerkers kunnen uw informatie dan goed doornemen en vervolgens contact met u opnemen om eventuele verdere vragen te stellen of uw vraag te beantwoorden.

Als u zich wilt aanmelden voor de tolkopdrachten van het COA of problemen hebt met inloggen op Extranet, adviseren we u contact op te nemen met onze afdeling resourcemanagement via resources@concorde.nl. Uiteraard houden we u van alle ontwikkelingen op de hoogte via onze website en onze nieuwsbrief. Als u onze nieuwsbrief nog niet ontvangt, en u dat wel wilt, kunt u zich hiervoor aanmelden via resources@concorde.nl.
In onze communicatie vinden we het belangrijk dat er respectvol en fatsoenlijk met elkaar wordt omgegaan, ook in situaties waarin sprake is van irritatie, boosheid of verschil van mening. We willen duidelijk zijn, zodat misverstanden en verkeerde verwachtingen kunnen worden voorkomen. Indien de fatsoensnormen overschreden worden, zullen we het gesprek beëindigen of niet reageren op uw e-mail. Ernstige gevallen kunnen van invloed op onze samenwerking zijn.

Contactgegevens

Concorde Group BV
Burgemeester Haspelslaan 15
1181 NB
Amstelveen
Postbus 140
1180 AC
Amstelveen
T +31 (0)20 - 820 2890
E info@concorde.nl
www.concorde.nl

Support tolken 
T 020 - 820 2807 
E tolken.extranet@concorde.nl

Planning tolken 
E tolk@concorde.nl

E-mailadres werkbriefjes 
E invoices@concorde.nl

Resource Management 
T 020 - 820 2859 
E resources@concorde.nl

Adres facturen
Concorde Group 
Postbus 140 
1180 AC Amstelveen 
of 
E invoices@concorde.nl

Adres originele werkbriefjes 

invoices@concorde.nl
Kamer van Koophandel 
Inschrijving handelsregister: 33238825

Bankgegevens 
ABN-AMRO Hoofddorp 
IBAN: NL91ABNA0586372458 
BIC: ABNANL2A 
Btw-nummer: NL804694734B01